Die Arbeit erledigen, die Wohnung kehren, Essen machen, Kinder abholen, Urlaub buchen, und, und, und – anstatt, dass die eigene To-do-Liste abnimmt, wird sie von Tag zu Tag länger. Kennen Sie? Dann ist es Zeit für eine gute Selbstorganisation. Was sich hinter dem Begriff verbirgt, wie Ihnen verschiedene Techniken helfen können, Ihren Alltag zu strukturieren, und vieles mehr lesen Sie hier!
Ordnung im Begriffschaos: Was ist Selbstorganisation?
Aufgaben- und Projektmanagement, Selbst-, Fremd- und Arbeitsorganisation – alles klingt irgendwie ähnlich, meint aber tatsächlich unterschiedliche Dinge. Um einmal Ordnung in das Wirrwarr aus Begriffen zu bringen, wollen wir alle kurz definieren und Ihnen erklären, was sich eigentlich dahinter verbirgt:
- Selbstorganisation: Der Einzelne oder eine definierte Gruppe strukturieren Aufgaben verschiedener Bereiche für sich selbst.
- Fremdorganisation: Arbeiten werden einer Person oder Gruppe durch eine andere Einheit zugewiesen.
- Arbeitsorganisation: To-dos werden nach Art, Dauer und anderen Bedingungen strukturiert, das heißt personell sowie zeitlich geplant. Sie ist Teil sowohl der Selbst-, als auch Fremdorganisation.
- Aufgabenmanagement: Aufgaben sind Elemente der Arbeiten, genauer die kleinstmöglichen Einheiten. Hierbei handelt es sich um konkrete Tasks, die abgehandelt werden sollen. Beim Aufgabenmanagement werden diese organisiert, zugeordnet und durchgeführt.
- Projektmanagement: Mehrere Aufgaben zum gleichen Thema ergeben ein Projekt. Bei dessen Organisation geht es darum, die Grundsteine zu legen, verschiedene Arbeiten zu definieren und zuzuordnen.
Das bedeutet also: Wer selbstorganisiert arbeitet, hat selbst das Management seiner Tasks und Projekte inne. Das kann im Beruf der Fall sein, aber auch im Alltag. Sie haben die Entscheidungsgewalt und bestimmen, wann welcher Punkt erledigt wird. Jedoch heißt das im Umkehrschluss ebenso, dass Sie mehr Verantwortung tragen, wenn etwas schiefgeht.
In vielen Unternehmen wird übrigens inzwischen auf eigenverantwortliches Arbeiten gesetzt. Gerade Menschen, die im Home-Office sind oder mobil Ihren Aufgaben nachgehen, werden es kennen. Denn hier wird von ihnen verlangt, dass sie, trotz geringer strukturiertem Alltag, die gleiche gewünschte Leistung erbringen. Wir wollen uns im Folgenden allerdings weniger auf die unternehmerische und mehr die persönliche Selbstorganisation konzentrieren.
Ordnung im Begriffschaos: Was ist Selbstorganisation?
Eigenverantwortliches Arbeiten – das klingt erst einmal gut. Schließlich haben Sie so alles selbst in der Hand und können Ihren Alltag gestalten, wie Sie wollen. Oder? An sich trifft das zu. Was aber für die einen ein Segen ist, stellt andere vor große Herausforderungen. Denn die Gefahr dabei ist, dass Sie sich verzetteln und Ihnen die Zeit durch die Finger rutscht, ohne dass Sie das schaffen, was Sie eigentlich wollten. Hier kommt eine gute Selbstorganisation ins Spiel.
Sie schafft zum einen Ordnung im Aufgabenchaos. Denn wer vorher seinen Tag, seine Woche, ja sogar seinen Monat organisiert, kann Zeitfresser früh erkennen und diese entsprechend einplanen. Das hilft zum anderen dabei, Aufträge schneller und effizienter zu bearbeiten, ohne den Überblick zu verlieren. Auf lange Frist hat das mehrere positive Effekte:
- Zeitersparnis
- Stressreduzierung
- Zielerreichung
- Erfolge
Genauer: Wenn Sie Ihr Ziel vor Augen behalten und sinnvolle, strukturierte Schritte in dessen Richtung unternehmen, werden Sie es leichter erreichen. So verhindern Sie, dass sich alle Aufgaben an einem Tag stauen oder Sie die Reihenfolge durcheinanderwerfen – wer will schließlich vor dem Staubsaugen wischen? Die Selbstorganisation soll Ihnen helfen, schnell zu erkennen, welcher Schritt als nächster am sinnvollsten ist, sodass Sie Ihren Zeitplan einhalten können.
Selbstorganisation auf allen Ebenen: 6 hilfreiche Tipps
Ein sinnvoll strukturierter Alltag und keine verbummelte Zeit mehr – das klingt wie Musik in Ihren Ohren? Dann sollten Sie sich Ihre Selbstorganisation einmal näher ansehen. Dazu gehören mehrere Teilbereiche und Techniken, die Ihnen helfen können, Pflichten sinnvoll zu ordnen und abzuarbeiten. Während Sie manche gegebenenfalls schon nutzen, werden Sie andere vielleicht überraschen.
Aufgaben aufschreiben: die klassische To-do-Liste
Ob nun zum Abhaken, Durchstreichen, Wegwischen: Das Prinzip der To-do-Liste ist immer das Gleiche. Denn sie soll anstehende Aufgaben visualisieren. Und auch wenn das Hilfsmittel inzwischen weit bekannt ist, wird es immer noch viel zu selten eingesetzt. Doch so einfach es ist, eine gut geführte Checkliste trägt einen großen Teil zur Selbstorganisation bei.
Der Hintergrund? Sie leeren Ihren Kopf aus. Anstatt sich die ganze Zeit zu erinnern, was Sie noch erledigen müssen, können Sie einen mentalen Haken setzen und sich denken: Das habe ich schon aufgeschrieben. So haben Sie mehr Kapazitäten, um sich auf andere Posten zu konzentrieren. Gleichzeitig gibt das Abstreichen der einzelnen Punkte, die Sie erledigt haben, eine sofortige Gratifikation und ein Erfolgsgefühl.
Wie Ihre Checkliste im Konkreten aussieht, ist dabei natürlich ganz Ihnen überlassen. Sie können hier mit kleinen Wolken, witzigen Motiven oder eben einer geradlinigen Auflistung arbeiten. Sinnvoll ist es, wenn Sie sie immer im Auge behalten. Wollen Sie zudem andere Familienmitglieder mit einbeziehen, zum Beispiel wenn es um den Haushaltsplan geht? Dann ist eine Tafel- oder Whiteboardfläche ein tolles Mittel zum Visualisieren!
Prioritäten setzen und Aufgaben ausmisten
Wenn Sie das erste Mal Ihre To-dos niederschreiben, kann das schnell überfordernd wirken. Vor allem, wenn daraus eine wahre Wüste aus Tasks entsteht. Anstatt also zu entspannen, bewirkt die Visualisierung das Gegenteil: Stress. Um das zu verhindern, ist es wichtig, dass Sie Ihre Aufgaben entsprechend strukturieren und priorisieren.
Dabei kann das Eisenhower-Prinzip helfen. Hierbei legen Sie sich ein Diagramm aus vier Feldern an. Die horizontale Ebene soll anzeigen, wie dringend eine Aufgabe erledigt werden muss. Sprich: Wurde eine Frist oder eine Deadline festgelegt? Wie nah ist diese schon gerückt? Ordnen Sie auf diesem Strahl die einzelnen Punkte entsprechend an. In der vertikalen Ebene hingegen bestimmen Sie die Wichtigkeit der gleichen Tasks. Fragen Sie sich, was ihr Sinn ist und wie entscheidend sie für das Erreichen Ihrer Ziele sind.
Entstehen sollten so im Grunde vier Bereiche: Dringende und wichtige Aufgaben bearbeiten Sie möglichst zuerst. Zeitkritische, aber für Sie persönlich weniger bedeutende To-dos, kann gegebenenfalls jemand anderes übernehmen. Essenzielle, jedoch nicht drängende Tasks planen Sie zeitlich ein und bei allem, was jetzt noch übrig bleibt, sollten Sie sich fragen, ob sie wirklich zielführend sind.
Selbstorganisation mit einem straffen Zeitplan
AufschreibenPrioritäten setzen- Zeitplan erstellen
Auf Ihrer To-do-Liste zur Selbstorganisation sollte als Nächstes das Erstellen eines Zeitplans stehen. Dieser richtet sich an Ihren Prioritäten aus und erfolgt auf mehreren Ebenen. So kann es sinnvoll sein, tägliche Tasks zu notieren – die Kinder aus der Kita abholen, Mails checken, Essen für den nächsten Tag vorbereiten. Auch wöchentlich und monatlich wiederholende Aufgaben notieren Sie am besten, sodass Sie sie immer im Blick behalten können.
Halten Sie dazu idealerweise auch immer die Zeit fest, die Sie normalerweise zum Erledigen benötigen. Dieser erste Schritt gibt Ihnen einen Einblick in Ihre verfügbaren Zeitfenster. Kommen Sie hier schon in die Bredouille? Dann sollten Sie erneut abwägen, welche Pflichten von jemand anderes übernommen und welche komplett gestrichen werden können.
Die restlichen Aufgaben sollten Sie nun so anordnen, dass Sie Deadlines einhalten können. Das ist vor allem davon abhängig, wie lang Sie jeweils für die verschiedenen Bereiche brauchen. Erledigen Sie nicht alles auf den letzten Drücker, sondern planen Sie auch etwas Puffer ein. Allerdings sollte dieser in der Regel nicht angerissen werden. Vielmehr geht es jetzt darum, die Tasks in der Reihenfolge konzentriert abzuarbeiten. Wie Sie das schaffen, erfahren Sie unter Tipp 5 konkreter.
Aufwand richtig einschätzen
Haben Sie immer wieder das Gefühl, dass Sie Fristen schieben müssen und Deadlines verpassen, die Sie sich selbst gesetzt haben? Dann arbeiten Sie womöglich nicht besonders effizient. Schauen Sie sich noch einmal genau die Zeiten an, die Sie auf Ihrer Tafel für die verschiedenen Tätigkeiten notiert haben. Halten Sie diese ein? Oder brauchen Sie immer deutlich länger? Ist letzteres der Fall, könnte Ihnen das Pareto-Prinzip helfen.
Hierbei geht es darum, wie Sie mit einem minimalen Aufwand ein gutes Ergebnis erlangen. Konkret sagt es aus, dass Sie bereits mit 20 % Ihrer Energie 80 % des gewünschten Ziels erreichen. In vielen Fällen reicht das schon völlig aus und Sie können die restlichen 80 % Ihrer Zeit in neue Aufgaben investieren.
Machen wir das einmal an einem alltäglichen Beispiel fest: Sie bekommen Besuch zum Abendbrot. Wenn Ihnen die Zeit fehlt, wie wichtig ist es dann wirklich, das Schlaf- und Arbeitszimmer zu reinigen? Müssen Sie extra wischen und auch Sockelleisten von Staub befreien? Oder reicht vielleicht ein kurzes Staubsaugen und Sie zaubern lieber ein ausgiebigeres Dinner? Genau diese Abwägung entspricht dem Pareto-Prinzip.
Konzentriert bei der Sache bleiben
Sie schreiben sich To-do-Listen, setzen sich Fristen und wägen immer wieder ab, wie viel Energie Sie wirklich in eine Aufgabe investieren sollten – aber irgendwie klappt es dennoch nicht so richtig mit der Selbstorganisation? Das kann an mangelnder Konzentration liegen. Denn wenn Sie sich oft ablenken lassen, dann verfällt schnell wertvolle Zeit.
Wichtig ist es darum also, dass Sie immer konzentriert bei der Sache bleiben. Dabei können folgende Tipps helfen:
- Keine ungeplanten Pausen: Legen Sie sich ein Zeitfenster fest, in dem Sie eine Pause einlegen wollen. Außerhalb dieses unterbrechen Sie Ihre Arbeiten nicht. Visualisiert wird das zum Beispiel durch das Pomodoro-Prinzip.
- Effiziente Pausen: In besagten geplanten Unterbrechungen sollten Sie am besten nicht einfach nur Zeit absitzen. Legen Sie winzige Workouts ein, um den Körper zu stimulieren oder essen Sie etwas.
- Ordentlicher Schreibtisch: Eine gute Selbstorganisation bezieht auch den Schreibtisch mit ein. Statt Chaos sollte hier Ordnung herrschen. Bewahren Sie im Sichtbereich nur das Nötigste auf: wichtige Dokumente, Büromaterial, welches Sie wirklich verwenden, vielleicht ein Dekoelement. Minimalismus fördert die Konzentration.
- Handy weg: Am besten schalten Sie es ganz aus. Denn das ständige Aufblinken, Vibrieren und Klingeln würde jeden ablenken. Brauchen Sie es für die Arbeit? Dann können Sie einen Anruffilter einstellen, bei dem Sie nur von bestimmten Nummern erreicht werden.
- Arbeitsatmosphäre: Ob nun zum Abwaschen oder E-Mails Schreiben – schaffen Sie sich einen Ruhepol. Der darf entgegen des Namens auch mit Musik gefüllt werden, die Sie motiviert, aber nicht ablenkt.
Doch das Wichtigste: Festigen Sie eine Routine. Diese sollte alle oben genannten Punkte mit umfassen. Halten Sie sich einige Zeit daran, wird Ihnen die Selbstorganisation immer leichter fallen und Sie merken, dass Sie effizienter werden.
Selbstorganisation und Work-Life-Balance
Es klingt erst einmal viel, doch auf lange Frist wird Ihnen eine sorgfältige Selbstorganisation helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen. Jedoch wollen wir hier abschließend betonen, dass Sie sich nicht in einem Bereich verrennen sollten. Vielmehr geht es bei diesen Prinzipien auch darum, eine gute Work-Life-Balance zu schaffen.
In der Regel besteht diese aus drei Bereichen, die unterschiedlich gewichtet sein können:
- Beruf: Ziele und Aufstiegsmöglichkeiten im Job, Notenschnitte in Schule und Uni
- Beziehungen: Zeit mit Familie, Freunden und dem Partner
- Gesundheit: Sport, Ernährung, aber auch mentale Stimulation
Wägen Sie ständig ab, welcher Bereich momentan im Vordergrund stehen sollte und wie sinnvoll Ihre Zeit entsprechend verteilt ist. Wurde Ihnen eine Beförderung versprochen, wenn Sie eine bestimmte Weiterbildung absolvieren? Dann fokussieren Sie sich einmal darauf, Ihre Freunde werden es sicherlich verstehen, wenn sie Sie kurzfristig seltener sehen.
Wollen Sie sich einen Hund anschaffen? Dann nehmen Sie sich am besten Urlaub und lassen die Arbeit damit etwas in den Hintergrund rücken. Haben Sie ständig Rückenschmerzen? Dann ist es vielleicht an der Zeit für ein neues Fitnessprogramm oder eine Physiotherapie. Sie sehen: Je nachdem, welcher Bereich gerade akut ist, darf dieser auch in den Vordergrund rücken.
Fazit: Selbstorganisation im Alltag meistern
Klar sollte vor allem eins geworden sein: Eine gute Selbstorganisation hat viele Vorteile, die Sie im Alltag unterstützen. Sie sparen Zeit, konzentrieren sich auf die relevantesten Aufgaben und erreichen so leichter Ihre Ziele. Nichtsdestotrotz kann sie erst einmal etwas überfordernd wirken. Beginnen Sie darum am besten mit kleinen Schritten.
Bringen Sie eine Tafelfolie an, auf der Sie grob Ihre Aufgaben notieren – zu Beginn kann hier auch stehen, dass Sie eben eine To-do-Liste erstellen wollen. Schreiben Sie kleine Schritte auf, so erleben Sie schneller Erfolge. Aus diesen Hochs schöpfen Sie dann Energie für folgende Arbeiten. Ähnlich können Sie bei der Konzentration vorgehen. Setzen Sie zunächst einige Tipps um und optimieren Sie sich dann immer weiter.
Hier ein paar Ideen für die Positionierung Ihres Merkzettels:
- Arbeitszimmer: berufsbezogene Aufgaben, Ideen für weitere Arbeiten
- Küche: Einkaufszettel, Rezeptideen
- Flur: Alltägliches wie Arztbesuche, Termine und Urlaube
- Kinderzimmer: Hausaufgabenplan, nächstes Aufräumen
Aber übrigens: Überoptimieren Sie sich nicht! Denn manchmal brauchen Körper und Geist auch einfach eine Pause. Ein gemütlicher Film, ein Buch zum Schmökern oder einfach nur eine Auszeit auf dem Balkon können Balsam für die Seele sein. Gönnen Sie sich also einmal Ausbrüche aus dem Alltag, Cheat-Days und Co. Solange diese nicht Überhand gewinnen, sind Sie Ihrer Selbstorganisation sogar zuträglich!
Weiterführende Links
www.personalwirtschaft.de/…/arbeitsorganisation
www.wikipedia.org/wiki/Fremdorganisation
www.now-new-next.ch/selbstorganisation-was-ist-das/
www.inloox.de/aufgabenmanagement/
www.lernen.net/…/selbstorganisation-17440/
www.karrierebibel.de/selbstorganisation/
www.mindsquare.de/…/so-verbesserst-du-deine-selbstorganisation/
